Criar layouts automáticos com o Data Merge

O Inde­sign con­tém algu­mas mara­vi­lhas escon­di­das. Uma delas é o Data Merge. Serve, essen­ci­al­mente para a cons­tru­ção auto­má­tica de catá­lo­gos, em que o con­teúdo é repe­ti­tivo e se apre­senta sem­pre da mesma forma. A estru­tura do tra­ba­lho deve ser feita em con­ju­ga­ção com o Micro­soft Excel. Para isso, coloca a infor­ma­ção que irá ser inse­rida no Inde­sign numa folha de Excel, tal como é mostrado.

Temos 4 cam­pos fixos que ape­nas variam na infor­ma­ção: ”Artigo”, ”Dimen­sões”, ”Preço” e ”Imagens”.

Aqui apa­rece o pri­meiro tru­que: a coluna ”Ima­gens” tem de come­çar com o sím­bolo ”@”. Tal como indi­cado na ima­gem acima.
A segunda ope­ra­ção a fazer é colo­car a pri­meira linha de excel no for­mato ”texto” (ima­gem 2).

2 — Com o botão direito do rato, selec­ci­ona ”For­mat cells…” e aplica o for­mato ”text”

O pró­ximo passo é sal­var o ficheiro de Excel em ”Tab demi­li­ted text” (.txt).

IMPORTANTE: as ima­gens têm que ter o mesmo nome e exten­são do ficheiro ori­gi­nal; e o ficheiro .txt tem de estar na mesma pasta das ima­gens assim como o ficheiro de Indesign

Abrir o docu­mento de Inde­sign e a paleta ”Data Merge”. Está loca­li­zada em Win­dow > Auto­ma­tion > Data Merge.

Abrir o sub-menu da palete e selec­ci­o­nar ”Select Data Source…”, em que se esco­lhe o ficheiro expor­tado de Excel (.txt) (ima­gem 3).

3 — Sub-menu da paleta Data Merge

Nesta altura temos a infor­ma­ção que que­re­mos colo­car no nosso layout de Inde­sign. Nota que o Inde­sign iden­ti­fica que são 3 colu­nas de texto e uma de imagens.

4 — Infor­ma­ção vinda no ficheiro de Excel

Ana­li­se­mos o layout: cai­xas de texto e ima­gem onde vai ”cair” a infor­ma­ção a impor­tar. Vamos chamar-lhe ”fichas”.

1. Artigo
2. Dimen­sões
3. Preço
4. Imagens

5 — Layout cons­truído no Indesign

Segui­da­mente, basta cli­car na palete Data Merge, no campo ”artigo” e cli­car na res­pec­tiva caixa no layout de Inde­sign e assim suces­si­va­mente. Aqui o campo ”pre­ços” apa­rece com texto em over­set, mas isso não é pre­o­cu­pante já que o preço mais largo caberá. Nesta altura tam­bém já tinham sido espe­ci­fi­ca­das folhas de esti­los para cada um dos campos.

6 — Espe­ci­fi­ca­ção de quais as cai­xas que vão con­ter informação

Quando tiver­mos toda a infor­ma­ção inse­rida nas 4 cai­xas, cli­car no ícone infe­rior da palete Data Merge e apa­rece o qua­dro da ima­gem 7.

Na tab ”Records” espe­ci­fi­ca­mos quan­tas ”fichas” de infor­ma­ção vamos que­rer, se dese­ja­mos um aviso se o texto ultra­pas­sar a caixa ou se as ima­gens não exis­ti­rem. Tam­bém, e tão impor­tante quanto o resto, pre­tendo que o Data Merge me colo­que várias ”fichas” numa só página, aten­dendo ao tama­nho do meu layout e à altura ou lar­gura da ”ficha”.

7 — Opções de cri­a­ção do documento

Na tab seguinte, defi­ni­mos as mar­gens onde vão come­çar a ser cons­truí­das as ”fichas”, assim como o espaço entre elas e qual a orientação.

Neste caso, a ori­en­ta­ção é ape­nas ver­ti­cal, já que as ”fichas” ocu­pam toda a lar­gura da página.

8 — Layout do documento

Na última tab, existe a pos­si­bi­li­dade de poder ampliar (ou redu­zir) as ima­gens ao tama­nho da res­pec­tiva caixa, lin­car as ima­gens à palete ”links” ou espe­ci­fi­car o número máximo de pági­nas por documento.

A opção ”remove blank lines for empty fields” per­mite lim­par o texto de uma caixa de texto, se não tiver vindo nenhuma infor­ma­ção numa das célu­las do ficheiro .txt.

É altura de car­re­gar em OK.

9 — ali­nha­mento de imagem

Voilá!

Bons catá­lo­gos.

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