Criar e gerir um Book: conceitos, organização, funções e produtividade

Em docu­men­tos lon­gos, nome­a­da­mente livros, che­ga­mos a uma fase em que a nume­ra­ção sequen­cial da obra e dos cader­nos tem de ser rea­li­zada. As for­mas habi­tu­ais resumem-se a abrir cada docu­mento, inse­rido a nume­ra­ção auto­má­tica, cal­cu­lando ao mesmo tempo se é neces­sá­ria mais uma página branca no final de cada capí­tulo. Já para a cri­a­ção de índi­ces ou sumá­rios, a coisa resume-se a criar um ficheiro extra, pas­sar a pente fino todos os docu­men­tos para veri­fi­car a nume­ra­ção e entra­das, e ir inse­rindo o nome do capí­tulo, a res­pec­tiva página e as entra­das nesse docu­mento final.

É para isso que no Inde­sign existe o Book.

Con­ceito

Com o Book, os docu­men­tos são adi­ci­o­na­dos a uma lista, em que a nume­ra­ção é auto­ma­ti­ca­mente adi­ci­o­nada a cada docu­mento, veri­fi­cando ao mesmo tempo se serão neces­sá­rias pági­nas bran­cas no final de cada capí­tulo. Tam­bém per­mite criar índi­ces e sumá­rios de todos os docu­men­tos, assim como criar PDF’s, rea­li­zar Pre­flights, além outras funções.

O Book pode ser cri­ado no iní­cio, durante ou no final da paginação.

Pagi­nei um livro sobre algu­mas cida­des,. Este livro está divi­dido em vários capí­tu­los, sendo que em cada um dos capí­tu­los está pagi­nado o artigo sobre a cidade. Os exem­plos demons­tra­ti­vos des­ses docu­men­tos são pobres, mas dá para enten­der o que se pretende.

Nota: para usar docu­men­tos no Book, nenhum deles tem nume­ra­ção per­so­na­li­zada. Dei­xei pro­po­si­ta­mente a nume­ra­ção por defeito em todos os docu­men­tos. Assim, será o Book a fazer a numeração.

Orga­ni­za­ção

1. Adi­ci­o­nar docu­men­tos e (re)numerá-los

Os capí­tu­los estão orga­ni­za­dos do seguinte modo (entre paren­te­sis, o tipo de nume­ra­ção usado – romana ou árabe):

1. Pre­fá­cio – 6 pp. (romana)
2. Argel – 13 pp (árabe)
3. Ber­lim – 9 pp (árabe)
4. Cairo – 20 pp (árabe)
5. Dakar – 5 pp (árabe)
6. Esto­colmo – 8 pp (árabe)
7. Fre­e­town – 1 pp (árabe)
8. Gibral­tar – 2 pp (árabe)
9. Havana – 22 pp (árabe)
10. Isla­ma­bad – 6 pp (árabe)
11. Jacarta – 3 pp (árabe)
12. Sumá­rio – 1 pp (romana)

Tenho os meus docu­men­tos numa pasta cri­ada para o efeito. Tam­bém podem estar loca­li­za­dos num ser­vi­dor, o que torna mais fácil a operação.

No Menu File > New > Book. Ao apa­re­cer a caixa de diá­logo,  esco­lho um nome para o Book e guardo-o em qual­quer local do meu disco ou na rede. O ícone de um Book tem a exten­são .indb. Neste caso, dei o nome ”cida­des” ao meu Book.

Quando o Book é cri­ado, apa­rece uma nova palete no Inde­sign. É aqui que tudo começa.

Na parte infe­rior da minha Palete Book, uso o sinal (+) para adi­ci­o­nar os docu­men­tos que pretendo.

Pri­meiro o Pre­fá­cio, depois o ficheiro ”Argel”.

Repa­rem que, auto­ma­ti­ca­mente, o Book veri­fi­cou que o pri­meiro docu­mento tem 7 pági­nas (em nume­ra­ção romana) e o segundo docu­mento começa na página 7.

Agora adi­ci­ono todos os outros ficheiros.

De um modo auto­má­tico, todos os docu­men­tos são nume­ra­dos com base no número de pági­nas de cada um.

Mas há aqui um enorme pro­blema. O Book nume­rou auto­ma­ti­ca­mente sem con­si­de­rar que a pri­meira página de cada capí­tulo seria uma página par.

Tome­mos o exem­plo do capí­tulo ”Esto­colmo” que, tal como os outros, a pri­meira página começa em ímpar, mas não no meu Book. O que o Inde­sign fez, foi jun­tar as pági­nas todas de uma forma sequencial.

Apre­sento aqui o ficheiro ”Esto­colmo” tal como ficou depois de ser adi­ci­o­nado ao Book.

Natu­ral­mente, não é isto que pre­tendo, se calhar devia ter adi­ci­o­nado uma página branca no final de cada capí­tulo ter­mi­nado em ímpar?

Não neces­sa­ri­a­mente. O Book faz isso de uma forma automática.

2. Adi­ci­o­nar pági­nas brancas

Selec­ci­ono todos os fichei­ros no Book, e no pop-up do canto supe­rior direito da palete, esco­lho Book Page Num­be­ring Options.

Ana­li­se­mos o qua­dro que se apresenta.

Esco­lhi Con­ti­nue on next odd page, com a opção Insert Blank Page.

Se tivesse esco­lhido a opção Con­ti­nue on next even page, o Book ia adicionar-me pági­nas bran­cas ímpa­res em docu­men­tos que ter­mi­nas­sem em página par. Sem sen­tido, neste caso.

Isto sig­ni­fica que em docu­men­tos ter­mi­na­dos em pági­nas ímpa­res, o Inde­sign auto­ma­ti­ca­mente vai adi­ci­o­nar uma página branca no final de cada capí­tulo, renu­me­rando todos os docu­men­tos (daí a opção Auto­ma­ti­cally Update Page & Sec­tion Num­bers estar activa).

Aqui é mos­trada a Palete Book já depois da inser­ção de pági­nas bran­cas e renu­me­ra­ção das páginas.

Abri o docu­mento ”Argel”, que con­ti­nha 13 pági­nas. Este docu­mento tem agora 14 pági­nas (7−20). Ao usar a fun­ção ante­rior, ao docu­mento foi adi­ci­o­nado auto­ma­ti­ca­mente uma página branca, renu­me­rando todo o livro.

3. Work­flow

Qual­quer com­pu­ta­dor na rede poderá abrir as pági­nas para fazer alte­ra­ções. Supo­nha­mos que sou eu que abro o Book, que gere docu­men­tos numa rede de 4 computadores.

Nesse caso é bem pos­sí­vel veja algo pare­cido com o qua­dro a seguir.

Quando apa­rece o sinal ama­relo com um ponto de excla­ma­ção, sig­ni­fica que os docu­men­tos foram aber­tos e alte­ra­dos, estando o Book a avisar-me de tal situação.

Mais ainda, indica que tinha a Palete do Book fechada, não per­mi­tido ao pro­grama fazer uma actu­a­li­za­ção em tempo real.

Como abri o Book depois da alte­ra­ção dos docu­men­tos, é desta forma que se apre­senta. Se eu man­ti­vesse a Palete Book sem­pre aberta, a actu­a­li­za­ção seria automática.

Neste caso o que há a fazer é ir ao sub-menu da Palete Book e selec­ci­o­nar Update All Numbers.

Se apa­re­cer o sím­bolo de um cade­ado à frente do docu­mento (impos­sí­vel de repro­du­zir aqui), sig­ni­fica que esse docu­mento está aberto nou­tro com­pu­ta­dor e a ser utilizado.

Por vezes, por von­tade do Edi­tor ou do Autor, a nume­ra­ção dos capí­tu­los poderá ser alte­rada. No pre­sente caso, o pri­meiro capí­tulo começa na página 7, já que as 6 pri­mei­ras pági­nas são pre­en­chi­das com o Pre­fá­cio. Como alte­rar então a nume­ra­ção do pri­meiro capítulo?

Atra­vés do Book, abro o capí­tulo ”Argel” na pri­meira página, vou ao Menu Layout > Num­be­ring & Sec­tion Opti­ons, e assi­nalo a opção Start Page Num­be­ring at 1.

Ao fazer a alte­ra­ção de página, o Book auto­ma­ti­ca­mente faz o update da nume­ra­ção em todos os capí­tu­los. O sím­bolo exis­tente a seguir ao número (livro aberto), indica que o capí­tulo Argel se encon­tra aberto no meu computador.

Uti­li­zei o mesmo pro­ce­di­mento para as pági­nas finais (sumá­rio), desta vez com nume­ra­ção romana.

Estas duas últi­mas alte­ra­ções tam­bém pode­rão ser fei­tas direc­ta­mente no Book, usando o sub-menu para o efeito, e esco­lhendo Docu­ment Num­be­ring Options.

Fun­ções & Produtividade

Além da nume­ra­ção auto­má­tica, esta é a parte que con­si­dero mais impor­tante e inte­res­sante do Book.

1. Pre­flight

A fun­ção Pre­flight to Inde­sign per­mite fazer uma veri­fi­ca­ção das cores, fon­tes, trap­ping, etc. de todo o docu­mento antes de enviar para a Grá­fica. Feliz­mente, essa opção existe tam­bém no Book.

No sub-menu da Palete Book, selec­ci­o­nei Pre­flight Book.

No qua­dro apre­sen­tado, esco­lho a opção Entire Book, já que pre­tendo veri­fi­car todos os docu­men­tos. Como criei um Pro­file para usar o Pre­flight é esse que eu uso.

Após gerar o Pre­flight, a janela do meu Book muda de aspecto. Os cír­cu­los ver­des indi­cam que o docu­mento res­peita o Pre­flight Pro­file que usei no qua­dro acima. O ficheiro ”Esto­colmo” está com um cír­culo ver­me­lho, indi­cando que há pro­ble­mas a resolver.

As espe­ci­fi­ca­ções do meu Pro­file de Pre­flight incluíam que, se qual­quer docu­mento tivesse uma cor em RGB, eu seria avi­sado quando exe­cu­tasse o Pre­flight. Aqui repro­duzo o meu Pre­flight Pro­file, com a opção de não per­mi­tir cores em RGB, que estava a ser uti­li­zada no docu­mento ”Estocolmo”.

Depois de cor­ri­gir a cor no docu­mento ”Esto­colmo”, a minha Palete Book pode apre­sen­tar este aspecto, com vários pon­tos de inter­ro­ga­ção após os documentos.

Na ver­são CS4, a veri­fi­ca­ção dos docu­men­tos pelo Pre­flight é em tempo real. Neste caso, como os docu­men­tos estão fecha­dos, não pode haver veri­fi­ca­ção dos mes­mos atra­vés do Pre­flight. Para vos des­can­sar e resol­ver o pro­blema, basta usar de novo a opção Pre­flight Book, no sub-menu do Book.

2. Sin­cro­ni­za­ção

Bom, o livro está pagi­nado, nume­rado e pronto a impri­mir. Mas chega uma alte­ra­ção de última hora: Os títu­los a ver­me­lho que acom­pa­nham cada página pas­sam a ser ver­des. Isso impli­cava abrir os 12 docu­men­tos e actu­a­li­zar o estilo cor­res­pon­dente, mas com a opção Syn­ch­ro­nize do Book essa alte­ra­ção é rápida e eficaz.

É neces­sá­rio um pro­fundo conhe­ci­mento de todo o docu­mento para usar esta fun­ção. Alguma alte­ra­ção errada e todo o tra­ba­lho poderá estar comprometido.

Antes de mais, abro o pri­meiro docu­mento (Pre­fá­cio), edito o meu Para­graph Style que cor­res­ponde aos títu­los e altero a cor para verde.

Não alte­rem o nome do Para­graph Style! Se o fize­rem, a sin­cro­ni­za­ção não funciona!

Vou agora esco­lher o que pre­tendo sin­cro­ni­zar no meu Book. No sub-menu, esco­lho Syn­ch­ro­nize Options.

E é neste qua­dro que esco­lho o que pre­tendo sin­cro­ni­zar. Deste esti­los de TOC, até variá­veis de texto, Table Sty­les e Pági­nas mes­tras, assi­nalo Para­graph Sty­les, que foi a alte­ra­ção que rea­li­zei no docu­mento ”Prefácio”.

É agora altura de apre­sen­tar mais 2 ícones da Palete Book.

O ícone que apa­rece antes do docu­mento ”Pre­fa­cio” indica-me que, se sin­cro­ni­zar todos os docu­men­tos, estes irão bus­car as carac­te­rís­ti­cas do docu­mento ”Pre­fa­cio”. Como a alte­ra­ção do meu Para­graph Style foi feita nesse docu­mento, o ícone está na posi­ção cor­recta. Se por exem­plo, tivesse feito a alte­ra­ção no docu­mento ”Havana”, bas­tava cli­car no qua­drado vazio antes do docu­mento ”Havana”, para pas­sar a ser este a refe­rên­cia na sincronização.

O segundo ícone é o de sin­cro­ni­za­ção, que está no fundo da Palete Book, indi­cado por 2 setas.

Neste momento está tudo pronto para ini­ciar a sin­cro­ni­za­ção. Tenho de selec­ci­o­nar os docu­men­tos a sin­cro­ni­zar (podem ser só alguns) e car­rego no ícone Syn­ch­ro­nize.

A men­sa­gem gerada pelo Inde­sign depois da sin­cro­ni­za­ção é esta, real­çando que os docu­men­tos podem ter sido alte­ra­dos. Eu faço sem­pre uma veri­fi­ca­ção visual pos­te­rior em cada documento.

3. Outras funções

O sin­cro­nismo e o Pre­flight são ape­nas duas das fun­ções do Book. Com esta Palete posso criar PDF’s ou impri­mir toda a publi­ca­ção, o que é óptimo quando pre­tendo criar ape­nas 1 PDF com vários docu­men­tos ou impri­mir tudo de uma vez com as mes­mas características.

Con­clu­são

O Book tem carac­te­rís­ti­cas pró­prias em que mos­trei ape­nas alguns exem­plos. Pode não ser­vir para todo o tipo de tra­ba­lho, mas é sem dúvida um exce­lente add-on em pro­du­ti­vi­dade e flu­xos de trabalho.

Bons Books.

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