As Notas são excelentes quando se trata de partilhar informação entre colaboradores, estejam eles juntos, a 500 km de distância ou em turnos diferentes. Em vez de colocar vários post-it nas provas a indicar possíveis correcções e alterações, nada melhor que usar uma ferramenta extremamente útil no Indesign: a Palete Notes.
O ícone Note Tool está situado na Palete de ícones (por defeito, sem shortcut atribuída).
Ao clicar no ícone e deslocando o cursor para cima de um bloco de texto, aparece um novo ícone.
Este é o ícone de inserção de notas dentro do texto.
Basta clicar em qualquer zona do texto para aparecer um marcador.
Este marcador indica que há uma chamada de nota. A cor do mesmo também mostra a identificação do utilizador. Estes marcadores não são impressos.
Se posicionar o cursor e arrastar no texto onde está a nota, o filete à volta do marcador a negro indica que a nota está seleccionada.
As notas também aparecem no Story Editor (Cmd + Y). As barras vermelhas apresentadas indicam que no texto existe uma chamada de nota.
Como se devem ter apercebido, não basta andar a clicar pelo texto a criar notas. As notas só fazem sentido se contiverem informação relevante para o utilizador.
Menu Window > Type & Tables > Notes.
A Palete Notes é facil de compreender.
- Utilizador que criou a nota (identificado pela cor)
- Mostrar/esconder notas
- Ir para a nota seleccionada
- Nota anterior
- Próxima nota
- Nova nota
- Apagar nota
- Nome do utilizador
- Data de criação e alteração da nota
- Página onde está inserida a nota, número de caracteres e palavras da nota e numeração da nota.
A coisa funciona da seguinte forma:
- Adiciona-se uma nota ao texto;
- Com a Palete Notes aberta escreve-se o conteúdo da nota.
O conteúdo da nota só é visível na Palete Notes ou no Story Editor.
As opções mais importantes existentes no pop-up da Palete Notes são:
Convert to Note: o bloco de texto seleccionado é convertido para uma nota.
Convert to Text: o conteúdo da nota é convertido em texto
Expand/Collapse Notes in Story: Com o Story Editor aberto e seleccionando esta função, as notas ficam ocultas ou disponíveis.
Remove Notes from Story: Apaga todas as notas existentes na caixa de texto.
Tinha escrito no início do texto que as notas são partilháveis. Mas para isso cada utilizador tem de se “identificar” no Indesign.
Menu File > User.
Este quadro permite atribuir uma cor e um nome às notas criadas.
Enquanto até aqui utilizei o nome “Eduardo” com a cor vermelha, a partir de agora, qualquer nota que seja criada, será com a cor verde e com o nome do utilizador “Antunes”.
Esta função é importantíssima para um bom fluxo de informação a rodar em uma ou várias máquinas. Para quem usa o InCopy, o procedimento mantém-se.
Independentemente de quem faz alterações no documento, as notas são atribuídas ao utilizador registado no momento, mantendo-se as notas dos outros utilizadores disponíveis a serem editadas e visualizadas.
Nas Preferências (Cmd + K), Tab Notes, é possível ainda configurar mais uns pozinhos, tal como a inclusão do texto da nota na verificação ortográfica e na pesquisa de texto, assim como poder destacar em grandes blocos de cor o conteúdo da nota no Story Editor.
Boas notas.
