Para pequenas produções, esta feature do Indesign é excelente. Não se justifica num ambiente de gráfica, já que a numeração de cada bilhete é feita de outra forma. Mas lá para casa ou para o escritório funciona muito bem.

Para informações adicionais sobre o Data Merge, consultar este post.

A ideia é fazer um plano com cartões numerados automaticamente. Para isso é preciso criar uma lista no Microsoft Excel.

Cria-se uma listagem que começa e acaba no número pretendido.

Para o Data Merge funcionar correctamente a primeira linha do título tem de estar no formato Text. Quando o documento estiver pronto, deve ser guardado no formato .txt.

No Indesign faço a criação do bilhete, tendo o cuidado de deixar uma caixa vazia, e neste caso já formatada com estilo, onde vai ser inserida a numeração.

Menu Window > Automation > Data Merge.

No sub-menu da Palete, selecciono Select Data Source, e escolho o ficheiro de Excel no formato txt.

Depois basta clicar na palavra “contador” e clicar na caixa vazia que está no documento. Automaticamente fica programado um link entre o ficheiro de Excel e a caixa de texto.

É altura de configurar a multiplicação de bilhetes. No canto inferior direito da Palete Data Merge, escolho a opção Create Merged Document.

O quadro que se abre permite especificar que records (campos do Excel) vou usar. Fundamental assinalar também o pop-up Multiple Records, para colocar mais do que um bilhete por página.

Para os bilhetes não ficarem colados uns aos outros, na Tab Multiple Record Layout, escolho um espaço de 2 mm entre eles.

E pronto. Não esquecer que nesta altura criar um novo documento baseado no anterior. Se for necessária alguma alteração, edita-se o documento original, criando uma nova contagem.

Bons tickets.

O Indesign contém algumas maravilhas escondidas. Uma delas é o Data Merge. Serve, essencialmente para a construção automática de catálogos, em que o conteúdo é repetitivo e se apresenta sempre da mesma forma. A estrutura do trabalho deve ser feita em conjugação com o Microsoft Excel. Para isso, coloca a informação que irá ser inserida no Indesign numa folha de Excel, tal como é mostrado.

Temos 4 campos fixos que apenas variam na informação: ”Artigo”, ”Dimensões”, ”Preço” e ”Imagens”.

Aqui aparece o primeiro truque: a coluna ”Imagens” tem de começar com o símbolo ”@”. Tal como indicado na imagem acima.
A segunda operação a fazer é colocar a primeira linha de excel no formato ”texto” (imagem 2).

2 — Com o botão direito do rato, selecciona ”Format cells…” e aplica o formato ”text”

O próximo passo é salvar o ficheiro de Excel em ”Tab demilited text” (.txt).

IMPORTANTE: as imagens têm que ter o mesmo nome e extensão do ficheiro original; e o ficheiro .txt tem de estar na mesma pasta das imagens assim como o ficheiro de Indesign

Abrir o documento de Indesign e a paleta ”Data Merge”. Está localizada em Window > Automation > Data Merge.

Abrir o sub-menu da palete e seleccionar ”Select Data Source…”, em que se escolhe o ficheiro exportado de Excel (.txt) (imagem 3).

3 — Sub-menu da paleta Data Merge

Nesta altura temos a informação que queremos colocar no nosso layout de Indesign. Nota que o Indesign identifica que são 3 colunas de texto e uma de imagens.

4 — Informação vinda no ficheiro de Excel

Analisemos o layout: caixas de texto e imagem onde vai ”cair” a informação a importar. Vamos chamar-lhe ”fichas”.

1. Artigo
2. Dimensões
3. Preço
4. Imagens

5 — Layout construído no Indesign

Seguidamente, basta clicar na palete Data Merge, no campo ”artigo” e clicar na respectiva caixa no layout de Indesign e assim sucessivamente. Aqui o campo ”preços” aparece com texto em overset, mas isso não é preocupante já que o preço mais largo caberá. Nesta altura também já tinham sido especificadas folhas de estilos para cada um dos campos.

6 — Especificação de quais as caixas que vão conter informação

Quando tivermos toda a informação inserida nas 4 caixas, clicar no ícone inferior da palete Data Merge e aparece o quadro da imagem 7.

Na tab ”Records” especificamos quantas ”fichas” de informação vamos querer, se desejamos um aviso se o texto ultrapassar a caixa ou se as imagens não existirem. Também, e tão importante quanto o resto, pretendo que o Data Merge me coloque várias ”fichas” numa só página, atendendo ao tamanho do meu layout e à altura ou largura da ”ficha”.

7 — Opções de criação do documento

Na tab seguinte, definimos as margens onde vão começar a ser construídas as ”fichas”, assim como o espaço entre elas e qual a orientação.

Neste caso, a orientação é apenas vertical, já que as ”fichas” ocupam toda a largura da página.

8 — Layout do documento

Na última tab, existe a possibilidade de poder ampliar (ou reduzir) as imagens ao tamanho da respectiva caixa, lincar as imagens à palete ”links” ou especificar o número máximo de páginas por documento.

A opção ”remove blank lines for empty fields” permite limpar o texto de uma caixa de texto, se não tiver vindo nenhuma informação numa das células do ficheiro .txt.

É altura de carregar em OK.

9 — alinhamento de imagem

Voilá!

Bons catálogos.