Continuando o post anterior, é tempo de espreitar quais as possibilidades que o InDesign oferece na personalização e edição das Cross References, mais a mais, nem que seja para não ficar algo do género como “see page” em vez de “ver página”.

Apesar de já existirem alguns exemplos de Cross References já por defeito, é possível editar (e criar) novos tipos de Cross References.

Para editar uma Cross Reference, 2 clicks em cima desta no respectivo Painel ou no sub-menu, Cross Reference Options.

É altura de clicar em cima do pequeno lápis que se encontra no campo Cross Reference Formats.

Do lado esquerdo é mostrada a listagem das Cross References disponíveis. No campo Definition, a sintaxe de cada uma delas que veremos em pormenor.

AS SINTAXES DAS CROSS REFERENCES

As sintaxes dentro das Cross References indicam ao Indesign o que aplicar no texto. Neste caso, <fullPara /> e <pageNum />. Para melhor compreensão sobre estes comandos, consultar o quadro no final do post.

É também aqui que se muda o texto para português, aplicando o texto pretendido.

E o resultado é este. As aspas que aparecem entre a palavra Verde são também colocadas na sintaxe da Cross Reference entre o Building Block <fullPara />.

BUILDING BLOCKS

Os Building Blocks são em número de 9 e situam-se entre os comandos “<>”. Existem vários e podem ser conjugados entre si.

Para aplicar o Builing Block desejado, seleccionar o sinal “+” e escolher um ou vários para usar na sintaxe.

O quadro seguinte mostra os 9 Building Blocks, o que fazem e qual o resultado (clicar para ampliar).

A terceira parte do post versará sobre a ligação de Cross References a Text Anchors.

Boas Cross References.

]]> http://www.incunabulo.com/2010/06/17/a-grande-viagem-pelas-cross-references-parte-2/feed/ 3 http://www.incunabulo.com/2010/06/16/a-grande-viagem-pelas-cross-references-parte-1/ http://www.incunabulo.com/2010/06/16/a-grande-viagem-pelas-cross-references-parte-1/#comments Wed, 16 Jun 2010 18:25:14 +0000 edraant http://www.incunabulo.com/?p=5261

Tal como as Section Markers ou as Text Variables, as Cross References são um automatismo notável para quem usa documentos longos, quando se torna necessário cruzar informação referenciada em texto, dentro do conceito “ver página xx”.

Introduzidas na versão CS4, foram uma enorme benção na altura, e são um gigantesco mundo à parte dentro do InDesign. Tão gigantesco que estas servem para não só usar em documentos para impressão, mas também para documentos interactivos, em complemento aos Bookmarks e aos Hyperlinks.

OVERVIEW

As Cross References funcionam como um marcador de origem (source cross reference) e de destino (destination text). O que significa que qualquer alteração na destination é reflectida na source.

Esta função serve também para referenciar imagens que possam estar no documento (ver imagem xx) e são baseadas em Paragraph Styles.

Uma Cross Reference pode ter 2 destinos: um Paragraph Style ou um Anchor Text, que já entra no domínio dos Hiperlinks.

Este documento tem 2 Paragraph Styles (texto e título) atribuídos ao texto e aos títulos. A ideia é criar destination text dentro do texto a “apontar” para a source, que são os títulos, em que a Cross Reference pode apresentar algo mais do que a “ver página xx.”

CRIAR UMA CROSS REFERENCE BASEADA NUM PARAGRAPH STYLE

Para criar uma Cross Reference, Menu Window > Text > Cross Reference.

Este Painel na realidade são 2 painéis juntos: as Cross References e os Hyperlinks. Como estão relacionados entre si, a Adobe optou por apresentá-lo desta forma.

Para criar uma Cross Reference, posiciona-se o cursor onde se pretende introduzir o marcador (source cross reference) e clica-se no botão Create new cross-reference. Se houver texto seleccionado, este é substituído pelo marcador. Este marcador foi criado na página 2 do documento.

É no quadro apresentado que a Cross Reference começa a ser construída.

Link To: Paragraph. O tipo de ligação que se pretende, neste caso com um Paragraph Style existente no texto. A outra opção é Text Anchor.

Destination: o destino da Cross Reference (destination text). Pode ser um texto noutro documento, em que no pop-up Document se escolhe o documento pretendido. Se este documento estiver aberto aparecerá automaticamente na lista, assim como os Paragraph Styles existentes.

É no quadro seguinte que se define a source, associado ao Paragraph Style.

Cross-Reference Format: sendo personalizável, apresenta-se por defeito com a opção Full Paragraph & Page Number.

Appearance: faz sentido ter uma caixa colorida à volta do texto quando se imprime? Admito que a coisa possa funcionar para documentos interactivos, mas é de desassinalar.

No campo dos Paragraph Styles, ao clicar em “Título”, é mostrada a lista de todo o texto que contém este estilo atribuído.

Automaticamente, onde estava o cursor no texto é inserido o texto que está no estilo “Título” aplicado à palavra “Azul”, assim como o número de página. É mostrado deste modo porque está a respeitar os parâmetros descritos em Full Paragraph & Page Number.

Se escolher outro texto do mesmo Paragraph Style, a correcção dentro do texto é feita automaticamente, tanto da palavra como do número de página. Deixei propositadamente a opção Visible Rectangle activa para acompanharmos melhor o que se pretende.

No Story Editor (Cmd + Y), as Cross References são apresentadas com esta iconografia.

Aproveitei para criar uma segunda Cross Reference e no Painel Cross Reference é mostrada a lista das Cross References existentes.

Ao posicionar o cursor em cima de um dos items da lista das Cross References, temos a informação através do label, do destination text (pág. 5), de qual o formato (Full Paragraph & Page Number) e da página onde se encontra a source cross reference criada (pág. 2)

Outro exemplo: Cross References aplicadas a imagens.

Foi criado um Paragraph Style (imagens) aplicado às legendas das imagens utilizadas.

Ao criar a Cross Reference, basta escolher este Paragraph Style e automaticamente no texto, onde o cursor estava inserido, é mostrada a Cross Reference.

ERROS NA CRIAÇÃO DE CROSS REFERENCES

Existe ainda o perigo de uma Cross Reference não estar correctamente criada. A pequena bandeira vermelha indica que a Cross Reference está criada mas não está associada a nenhum Paragraph Style. Esta bandeira também aparecerá se apagar a caixa de texto que contém o destination text (a caixa da legenda da imagem).

Já neste caso, foi feita uma alteração ao texto da legenda. Automaticamente aparece um ícone indicando que a Cross Reference existe, mas não está actualizada. Para a sua actualização, basta carregar no ícone com duas setas circulares, na base do Painel.

O próximo post será sobre a edição e personalização das Cross References.

Boas Cross References.

Cenário: 3 documentos adicionados a um Book. Na primeira página de cada documento, é impresso o número do capítulo. Como fazer que, automaticamente, essa numeração seja aplicada à primeira página de cada documento sem necessidade de editar manualmente essa numeração?

Foi criada uma Master Page para a primeira página de cada documento. Abre-se uma caixa de texto e escreve-se o que se pretende. Para aplicar a variável Chapter, ir a Menu Type > Text Variables > Insert Variable > Chapter Number.

Este Chapter Number aparece sempre com o número 1 em todos os documentos.

O aspecto do documento é este. E repete-se em todos os documentos.

Cria-se um Book, onde se adicionam os documentos pretendidos. Nesta altura, ainda está visível o “1” em todas as primeiras páginas de cada documento.

É esta a altura de colocar a variável a mexer.

No submenu do Painel Book, e com o primeiro documento activo, seleccionar Document Numbering Options.

É a parte de baixo deste quadro que interessa. No Style escolhe-se o tipo de numeração, e como se está a usar o Book, deixa-se o Automatic Chapter Number activo.

Ao contrário de, por exemplo, um TOC, não há a opção de usar ou não os documentos do Book. Aqui, esta opção está automaticamente activa na linha Book Name.

Agora há que actualizar os Chapters dos documentos.

Mais uma vez no submenu do Book, seleccionar Update Numbering > Update Chapter & Paragraph Numbers.

E pronto. Todos os documentos usados no Book são automaticamente numerados.

Bons Chapters.

Penso não estar errado quando uso o termo “índice” aquando do uso de Table of Contents (TOC). O InDesign tem o TOC e o Index, sendo que o primeiro será para índices simples e o segundo para índices remissivos.

Um índice simples junta a informação contida nos Paragraph Styles. Serve essencialmente para resumir, ao longo do documento, em que página é que se situa determinado tópico.

No exemplo apresentado optei por ir buscar informação a meio do texto, usando o Paragraph Style, mas isso não impede que se crie um TOC apenas de capítulos, com a função Book.

Apenas com 6 páginas, e organizadas propositadamente de uma forma a quem possam caber aqui, estão numeradas de 55 a 60.

Na ampliação desta página, pode verificar-se que existem alguns subtítulos que irão ser usados para criar o TOC.

Para a coisa funcionar, é necessário atribuir a estes destaques um Paragraph Style. Neste caso, foi aplicado o Paragraph Style “Titulo” às linhas em questão.

É altura da criação do Índice. Não esquecer de criar uma página em qualquer local do documento onde irá ser colocado o TOC.

Menu Layout > Table of Contents.

No campo Title atribui-se o nome que irá aparecer no Índice

Na caixa Other Styles é onde é escolhido o Paragraph Style que será usado para criar o TOC. Selecciona-se a clica-se em Add, fazendo-o passar para o lado esquerdo da caixa.

Entry Style: o InDesign tem por defeito um estilo que pode ser atribuído ao texto do TOC, podendo ser editado mais tarde.

Page Number: localização do número de página de cada destaque. Neste caso, a seguir à entrada que irá aparecer no TOC. Também é possível atribuir um Character Style.

Between Entry and Number: o metacaracter por defeito é tab (^t) que irá apenas criar um espaço entre a palavra e o número de página. Aqui optei por inserir um Right Ident Tab (^y). Também é possível atribuir um Character Style.

Ao activar a função Sort Entries in Alphabetical Order, as entradas irão aparecer no TOC por ordem alfabética e não por número de página.

Ao clicar em OK, o InDesign apresenta o cursor de inserção de texto. Basta fazer drag na página pretendida para colocar na página o texto do TOC.

E aqui está o TOC já construído. Repare-se no Paragraph Style (TOC Body Text) criado automaticamente e aplicado ao texto do TOC.

Infelizmente, a numeração não está por ordem porque escolhi a opção Sort Entries in Alphabetical Order. Como alterar então essa função sem perder o TOC?

Ir de novo a Menu Layout > Table of Contents.

Aqui, inactiva-se essa função, mantendo tudo o resto como estava e clica-se em Ok.

O InDesign indica que o TOC foi actualizado com sucesso.

E pronto, agora o TOC está organizado por número de página e não pelo tópico.

Existe mais um aspecto a ter em atenção: a mudança da numeração de página.

Alterei a númeração, fazendo com que a primeira página seja a 151. Depois desta alteração, o TOC mantém-se inalterável.

Para forçar a alteração do TOC, obrigando-o a verificar a nova numeração, ir a Menu Layout > Update Table of Contents.

Deverá aparecer de novo a caixa informativa que foi actualizado com sucesso e agora sim, o TOC já respeita o número de página.

Uma última nota: quando a alteração é estrutural (alteração de ordem alfabética, outro Paragraph Style, etc.), usa-se Layout > Table of Contents. Quando essa alteração passa apenas pela alteração da numeração de página, basta usar Layout > Update Table of Contents.

“Vemo-nos” em 2010. Obrigado a todos pelo excelente feedback que deram durante 2009.

Umas excelentes entradas e bons TOC’s.

As Footnotes (ou pés-de-página) têm a sua ciência. Devem obedecer a regras gráficas e tipográficas para não se tornarem num peso extra num livro. Sei que por vezes é necessário, mas pessoalmente, abomino as Footnotes quando são “despachadas” para o final do capítulo, como se de um apêndice se tratassem. No fundo, as footnotes servem para esclarecer o leitor e aprofundar a informação.

CRIAR E PERSONALIZAR UMA FOOTNOTE

Para inserir uma Footnote, basta posicionar o cursor no final da palavra onde se pretende inserir (a palavra Casti) e ir a Menu Type > Insert Footnote.

Automaticamente, o Indesign reduz a mancha de texto na altura e coloca a Footnote no final da página.

Repete-se o mesmo procedimento para uma segunda palavra: Catus.

Reparem que agora o Indesign “pegou” na última linha de texto e passou-a para a página seguinte, guardando espaço para a segunda nota.

É altura de escrever as respectivas notas. Se uma delas ou todas ocuparem mais do que uma linha, o Indesign vai passar linhas do texto para outras página ou pode-se fazer a divisão da nota em 2 páginas.

Neste momento é como se apresentam as Footnotes na página. Tipograficamente pobres, é altura de serem personalizadas.

No Menu Type, seleccionar Document Footnote Options.

Vamos tratar primeiro da Tab Numbering and Formatting.

1. Style: estilo aplicado à nota no texto e no rodapé. Pode ser em números, asteriscos, símbolos tipográficos, letras ou numeração romana. Os números, letras e numeração romana podem ser em caixa alta ou baixa.
2. Start at: início da numeração da Footnote. Normalmente (sempre?) é o número 1.
3. Restart Numering Every: existem 3 opções. Page, Spread e Section. Seleccionando Page, as Footnotes começam sempre no número definido em “Start at” em cada nova página. Spread, as Footnotes começam sempre no número definido em “Start at” em cada nova dupla página. E Section, as Footnotes só voltam ao ponto zero depois de uma nova inserção de numeração de página.
4. Show Prefix/Suffin in: mais uma vez, existem 3 hipóteses. Footnote Reference, em que coloca apenas na referência do texto o que está escolhido no Prefix e/ou Suffix. Footnote Text, coloca o Prefix/Suffix apenas no texto da Footnote. E Both Reference and Text, coloca o Prefix/Suffix tanto no texto principal como no texto da Footnote.
5. Prefix: não é obrigatório escolher alguma das opções. Estas opções contemplam o parentesis recto, curvo, espaço fino (Thin Space e Hair Space).
6. Suffix: tem a mesma função que o Prefix, mas sem possibilidade de inserção de espaços finos. Uma nota sobre os Prefix e Suffix: pode colocar-se o caracter que se quiser. Se escrever a letra “a” no campo Suffix, a Footnote aparecerá com a indicação “1a”, “2a”, etc.
7. Footnote Reference Number in Text > Position: mais 3 possibilidades, Superscript, Subscript e Normal. O Superscript (elevado) cria uma redução automática do corpo da nota de texto. Subscript, a mesma função, mas rebaixado. Normal, não há alteração do corpo da letra, mantendo-se do mesmo tamanho do corpo do texto.
8. Character Style: possibilidade de aplicar um Character Style à Footnote do texto. Para este exemplo, foi criado um Character Style na fonte Formata, a encarnado.
9. Footnote Formatting > Paragraph Style: possibilidade de aplicar um Paragraph Style ao texto da Footnote. Se se pretender que o número da Footnote seja de outro corpo ou fonte, basta criar um Nested Style.
10. Separator: recordam-se do espaço enorme entre o número e o começo do texto? Por defeito, o Indesign aplica um espaço de tab entre o número e o texto. Aqui foi aplicado meio quadratim (En space).

E pronto, está muito melhor.

Vamos avançar para a segunda parte do problema: filetagem, posicionamento da Footnote, e como é que as notas se comportam através das páginas.

1. Minimum Space Before First Footnote: valor de espaço entre o final da última linha de texto e o início (topo do caracter) da Footnote. Não confundir com a posição do filete.
2. Space Between Footnotes: espaço entre as Footnotes. Funciona como um Space After ou Space Before.
3. First Baseline > Offset: 5 possibilidades — Ascent, Cap Height, Leading, X Height e Fixed. Permite personalizar a posição da primeira linha da Footnote, verticalmente. Para mais informações sobre estas opções, ler este post.
4. Place End of Story Footnotes at Bottom of Text: se tivermos o azar de as Footnotes se apresentarem no final do texto, esta opção resolve o problema, posicionando-as no final de cada página.
5. Allow Split Footnotes: permite fazer com que a mesma Footnote continue na página seguinte.
6. First Footnote in Column ou Continued Footnote: a primeira opção vai permitir personalizar o filete (Rule On) onde está colocada a Footnote. A segunda opção permite personalizar o filete quando a Footnote tiver continuação para outra página. Os campos 7–12 podem ser aplicados de forma diferente entre estas duas opções.
7. Weight e Type: espessura e tipo do filete.
8. Color e Tint: cor e percentagem de cor do filete.
9. Overprint Stroke: independentemente da sua cor, o filete “soma” sobre o fundo impresso.
10. Left Indent: margem esquerda onde começa o filete.
11. Offset: deslocação vertical, positiva ou negativa, do filete relativamente à Footnote.
12. Width: comprimento do filete. Normalmente atribuo ao comprimento do filete 1/4 da largura da coluna.

Está completa a primeira parte de como se constroem e personalizam Footnotes (clique para ampliar).

Surgem agora algumas questões pertinentes aquando da construção de Footnotes.

COMPORTAMENTO DAS FOOTNOTES EM 2 PÁGINAS

O Indesign faz-nos o favor de só colocar o resto da Footnote na página seguinte quando o texto da Footnote não permite apresentar toda a Footnote juntamente com a referência no texto principal (clique para ampliar).

Para uma paginação perfeita, não esquecer de usar a função Keep Options (que evita linhas órfãs ou viúvas) incluída no Paragraph Style da Footnote.

COMPORTAMENTO DAS FOOTNOTES EM PÁGINAS COM MAIS DO QUE UMA COLUNA

Em páginas com 2 ou mais colunas, a Footnote é distribuída por essas colunas. Infelizmente, não existe a possibilidade de colocar a Footnote à largura da mancha de texto (clique para ampliar).

INFORMAÇÃO SOBRE CONTINUAÇÕES DE FOOTNOTES

Com a visualização do documento em Normal, (W) o Indesign mostra um pequeno triângulo que representa a continuação de nota para a próxima página ou coluna.

No Story Editor (Cmd + Y) as Footnotes são apresentadas logo a seguir à chamada de Footnote no texto, podendo ser expandidas ou contraídas.

COMPORTAMENTO NA EDIÇÃO DE TEXTO

1. Ao seleccionar o texto principal, a selecção da Footnote é excluída.
2. Se uma Footnote for apagada, seja ela de referência ou a própria Footnote, o Indesign faz recorrer todo o texto automaticamente, ajustando da melhor maneira consoante o que está especificado.
3. É possível inserir manualmente o número da Footnote em qualquer parte do texto em questão, bastando ir ao Menu Type > Insert Special Character > Markers > Footnote Number.

PESQUISA EM FOOTNOTES

O Indesign permite pesquisar dentro das Footnotes em todas as 4 opções do Find/Change: Text, GREP, Glyph e Object.

COLOCAR AS FOOTNOTES NO FINAL DO CAPÍTULO

Infelizmente, o Indesign não permite esta função. Para isso vão buscar este script, instalem-no e num instante as Footnotes serão colocadas no final do capítulo. Para realizar a operação inversa basta assinalar a opção 4 das Footnote Options > Layout.

RELAÇÃO ENTRE FOOTNOTES DO WORD E DO INDESIGN

Se copiarem o texto principal do Indesign e colá-lo no Word 2008,  as Footnotes são criadas automaticamente. Já o contrário não é possível. Para que isso aconteça, ir ao Menu File > Place, e depois de escolher o documento a importar, seleccionar Show Import Options.

Depois é só activar a opção (ou opções) Footnotes e/ou Endnotes.

CONCLUSÃO

As Footnotes no Indesign são extremamente completas, permitindo um controlo (quase) absoluto, mantendo a integridade do Layout.

Boas Footnotes.

Pesquisei, perguntei e experimentei. Sem informação relevante sobre como criar um Table of Images (TOI), pus-me à “estrada” e o resultado final até nem parece nada mal. Formas alternativas de fazer a coisa, já sabem, é agradecimento garantido.

Um TOI é um sumário das imagens existentes no documento. Como o Indesign só permite TOC’s, ainda por cima baseados em Paragraph Styles, foi por aí que comecei.

Este é um documento com várias imagens ao longo do texto. Podem ser legendadas ou não.

É nesta altura que se cria um Paragraph Style. As características deste são irrelevantes. Para o efeito, basta criar a atribuir um nome.

A seguir, criar a respectiva caixa e legendar cada uma das imagens. Não esquecer de agrupar (Cmd + G) a imagem com a caixa de texto. Será importante se houver alterações na remoção ou inserção de páginas.

É agora a altura de misturar as coisas. Naturalmente, não pretendo que a legenda seja impressa (sim, podia assinalar non-printing object em todas as  imagens). Para isso, edito o Paragraph Style legendas_TOI, e na Tab Character Color coloco a cor usada no Fill e Stroke em transparente  (None).

O aspecto das caixas de texto com o Paragraph Style alterado fica com o texto invisível.

É altura de criar o TOC. Menu Layout > Table of Contents.

Basta seleccionar o Paragraph Style “legendas TOI”, e clicar em Add.

Voilá!

Conclusão: Pode não ser a forma mais eficaz de fazer um TOI, mas resulta perfeitamente.

Bons TOI’s.

Em documentos longos, nomeadamente livros, chegamos a uma fase em que a numeração sequencial da obra e dos cadernos tem de ser realizada. As formas habituais resumem-se a abrir cada documento, inserido a numeração automática, calculando ao mesmo tempo se é necessária mais uma página branca no final de cada capítulo. Já para a criação de índices ou sumários, a coisa resume-se a criar um ficheiro extra, passar a pente fino todos os documentos para verificar a numeração e entradas, e ir inserindo o nome do capítulo, a respectiva página e as entradas nesse documento final.

É para isso que no Indesign existe o Book.

Conceito

Com o Book, os documentos são adicionados a uma lista, em que a numeração é automaticamente adicionada a cada documento, verificando ao mesmo tempo se serão necessárias páginas brancas no final de cada capítulo. Também permite criar índices e sumários de todos os documentos, assim como criar PDF’s, realizar Preflights, além outras funções.

O Book pode ser criado no início, durante ou no final da paginação.

Paginei um livro sobre algumas cidades,. Este livro está dividido em vários capítulos, sendo que em cada um dos capítulos está paginado o artigo sobre a cidade. Os exemplos demonstrativos desses documentos são pobres, mas dá para entender o que se pretende.

Nota: para usar documentos no Book, nenhum deles tem numeração personalizada. Deixei propositamente a numeração por defeito em todos os documentos. Assim, será o Book a fazer a numeração.

Organização

1. Adicionar documentos e (re)numerá-los

Os capítulos estão organizados do seguinte modo (entre parentesis, o tipo de numeração usado – romana ou árabe):

1. Prefácio – 6 pp. (romana)
2. Argel – 13 pp (árabe)
3. Berlim – 9 pp (árabe)
4. Cairo – 20 pp (árabe)
5. Dakar – 5 pp (árabe)
6. Estocolmo – 8 pp (árabe)
7. Freetown – 1 pp (árabe)
8. Gibraltar – 2 pp (árabe)
9. Havana – 22 pp (árabe)
10. Islamabad – 6 pp (árabe)
11. Jacarta – 3 pp (árabe)
12. Sumário – 1 pp (romana)

Tenho os meus documentos numa pasta criada para o efeito. Também podem estar localizados num servidor, o que torna mais fácil a operação.

No Menu File > New > Book. Ao aparecer a caixa de diálogo,  escolho um nome para o Book e guardo-o em qualquer local do meu disco ou na rede. O ícone de um Book tem a extensão .indb. Neste caso, dei o nome ”cidades” ao meu Book.

Quando o Book é criado, aparece uma nova palete no Indesign. É aqui que tudo começa.

Na parte inferior da minha Palete Book, uso o sinal (+) para adicionar os documentos que pretendo.

Primeiro o Prefácio, depois o ficheiro ”Argel”.

Reparem que, automaticamente, o Book verificou que o primeiro documento tem 7 páginas (em numeração romana) e o segundo documento começa na página 7.

Agora adiciono todos os outros ficheiros.

De um modo automático, todos os documentos são numerados com base no número de páginas de cada um.

Mas há aqui um enorme problema. O Book numerou automaticamente sem considerar que a primeira página de cada capítulo seria uma página par.

Tomemos o exemplo do capítulo ”Estocolmo” que, tal como os outros, a primeira página começa em ímpar, mas não no meu Book. O que o Indesign fez, foi juntar as páginas todas de uma forma sequencial.

Apresento aqui o ficheiro ”Estocolmo” tal como ficou depois de ser adicionado ao Book.

Naturalmente, não é isto que pretendo, se calhar devia ter adicionado uma página branca no final de cada capítulo terminado em ímpar?

Não necessariamente. O Book faz isso de uma forma automática.

2. Adicionar páginas brancas

Selecciono todos os ficheiros no Book, e no pop-up do canto superior direito da palete, escolho Book Page Numbering Options.

Analisemos o quadro que se apresenta.

Escolhi Continue on next odd page, com a opção Insert Blank Page.

Se tivesse escolhido a opção Continue on next even page, o Book ia adicionar-me páginas brancas ímpares em documentos que terminassem em página par. Sem sentido, neste caso.

Isto significa que em documentos terminados em páginas ímpares, o Indesign automaticamente vai adicionar uma página branca no final de cada capítulo, renumerando todos os documentos (daí a opção Automatically Update Page & Section Numbers estar activa).

Aqui é mostrada a Palete Book já depois da inserção de páginas brancas e renumeração das páginas.

Abri o documento ”Argel”, que continha 13 páginas. Este documento tem agora 14 páginas (7–20). Ao usar a função anterior, ao documento foi adicionado automaticamente uma página branca, renumerando todo o livro.

3. Workflow

Qualquer computador na rede poderá abrir as páginas para fazer alterações. Suponhamos que sou eu que abro o Book, que gere documentos numa rede de 4 computadores.

Nesse caso é bem possível veja algo parecido com o quadro a seguir.

Quando aparece o sinal amarelo com um ponto de exclamação, significa que os documentos foram abertos e alterados, estando o Book a avisar-me de tal situação.

Mais ainda, indica que tinha a Palete do Book fechada, não permitido ao programa fazer uma actualização em tempo real.

Como abri o Book depois da alteração dos documentos, é desta forma que se apresenta. Se eu mantivesse a Palete Book sempre aberta, a actualização seria automática.

Neste caso o que há a fazer é ir ao sub-menu da Palete Book e seleccionar Update All Numbers.

Se aparecer o símbolo de um cadeado à frente do documento (impossível de reproduzir aqui), significa que esse documento está aberto noutro computador e a ser utilizado.

Por vezes, por vontade do Editor ou do Autor, a numeração dos capítulos poderá ser alterada. No presente caso, o primeiro capítulo começa na página 7, já que as 6 primeiras páginas são preenchidas com o Prefácio. Como alterar então a numeração do primeiro capítulo?

Através do Book, abro o capítulo ”Argel” na primeira página, vou ao Menu Layout > Numbering & Section Options, e assinalo a opção Start Page Numbering at 1.

Ao fazer a alteração de página, o Book automaticamente faz o update da numeração em todos os capítulos. O símbolo existente a seguir ao número (livro aberto), indica que o capítulo Argel se encontra aberto no meu computador.

Utilizei o mesmo procedimento para as páginas finais (sumário), desta vez com numeração romana.

Estas duas últimas alterações também poderão ser feitas directamente no Book, usando o sub-menu para o efeito, e escolhendo Document Numbering Options.

Funções & Produtividade

Além da numeração automática, esta é a parte que considero mais importante e interessante do Book.

1. Preflight

A função Preflight to Indesign permite fazer uma verificação das cores, fontes, trapping, etc. de todo o documento antes de enviar para a Gráfica. Felizmente, essa opção existe também no Book.

No sub-menu da Palete Book, seleccionei Preflight Book.

No quadro apresentado, escolho a opção Entire Book, já que pretendo verificar todos os documentos. Como criei um Profile para usar o Preflight é esse que eu uso.

Após gerar o Preflight, a janela do meu Book muda de aspecto. Os círculos verdes indicam que o documento respeita o Preflight Profile que usei no quadro acima. O ficheiro ”Estocolmo” está com um círculo vermelho, indicando que há problemas a resolver.

As especificações do meu Profile de Preflight incluíam que, se qualquer documento tivesse uma cor em RGB, eu seria avisado quando executasse o Preflight. Aqui reproduzo o meu Preflight Profile, com a opção de não permitir cores em RGB, que estava a ser utilizada no documento ”Estocolmo”.

Depois de corrigir a cor no documento ”Estocolmo”, a minha Palete Book pode apresentar este aspecto, com vários pontos de interrogação após os documentos.

Na versão CS4, a verificação dos documentos pelo Preflight é em tempo real. Neste caso, como os documentos estão fechados, não pode haver verificação dos mesmos através do Preflight. Para vos descansar e resolver o problema, basta usar de novo a opção Preflight Book, no sub-menu do Book.

2. Sincronização

Bom, o livro está paginado, numerado e pronto a imprimir. Mas chega uma alteração de última hora: Os títulos a vermelho que acompanham cada página passam a ser verdes. Isso implicava abrir os 12 documentos e actualizar o estilo correspondente, mas com a opção Synchronize do Book essa alteração é rápida e eficaz.

É necessário um profundo conhecimento de todo o documento para usar esta função. Alguma alteração errada e todo o trabalho poderá estar comprometido.

Antes de mais, abro o primeiro documento (Prefácio), edito o meu Paragraph Style que corresponde aos títulos e altero a cor para verde.

Não alterem o nome do Paragraph Style! Se o fizerem, a sincronização não funciona!

Vou agora escolher o que pretendo sincronizar no meu Book. No sub-menu, escolho Synchronize Options.

E é neste quadro que escolho o que pretendo sincronizar. Deste estilos de TOC, até variáveis de texto, Table Styles e Páginas mestras, assinalo Paragraph Styles, que foi a alteração que realizei no documento ”Prefácio”.

É agora altura de apresentar mais 2 ícones da Palete Book.

O ícone que aparece antes do documento ”Prefacio” indica-me que, se sincronizar todos os documentos, estes irão buscar as características do documento ”Prefacio”. Como a alteração do meu Paragraph Style foi feita nesse documento, o ícone está na posição correcta. Se por exemplo, tivesse feito a alteração no documento ”Havana”, bastava clicar no quadrado vazio antes do documento ”Havana”, para passar a ser este a referência na sincronização.

O segundo ícone é o de sincronização, que está no fundo da Palete Book, indicado por 2 setas.

Neste momento está tudo pronto para iniciar a sincronização. Tenho de seleccionar os documentos a sincronizar (podem ser só alguns) e carrego no ícone Synchronize.

A mensagem gerada pelo Indesign depois da sincronização é esta, realçando que os documentos podem ter sido alterados. Eu faço sempre uma verificação visual posterior em cada documento.

3. Outras funções

O sincronismo e o Preflight são apenas duas das funções do Book. Com esta Palete posso criar PDF’s ou imprimir toda a publicação, o que é óptimo quando pretendo criar apenas 1 PDF com vários documentos ou imprimir tudo de uma vez com as mesmas características.

Conclusão

O Book tem características próprias em que mostrei apenas alguns exemplos. Pode não servir para todo o tipo de trabalho, mas é sem dúvida um excelente add-on em produtividade e fluxos de trabalho.

Bons Books.

A CMP Medica, onde trabalho, é especializada em publicações dirigidas à classe médica. Grandes dicionários farmacológicos com milhares de páginas. Todo o tempo é pouco para executar tudo o que as publicações necessitam para estarem prontas a tempo e horas de ir para a gráfica.

Antes de utilizarmos o Indesign, a paginação editava cada página e escrevia, no topo da página,  o nome do primeiro produto que reportava ao canto superior esquerdo nas páginas pares, e o último nome do canto inferior direito nas páginas ímpares. Um trabalho de sapa. Este procedimento poderia levar horas (talvez dias) e só poderia ser realizado depois da paginação concluída.

A coisa resolveu-se com as Text Variables.

Tenho como exemplo um documento de 6 páginas, que poderiam ser 600 ou 6000, sobre o tema das cores,  em que pretendo colocar no topo de cada página a entrada respectiva.

As cores vão desde o amarelo ao roxo, fluindo ao longo das páginas. Criei um Paragraph Style para o título para o poder usar como variável.

Chamo as minhas páginas mestras e defino a zona onde pretendo que a variável seja colocada, tanto nas páginas pares como ímpares.

É tempo de começar a preparar as minhas variáveis.

Vou a Menu Type > Text Variables > Define. O quadro que se me apresenta é este. Clico em ”New”.

O segundo quadro vai permitir-me especificar o que prentendo nas variáveis. Primeiro, dou-lhe um nome ”Pagina_par”, e no campo Type, escolho Runnig Header (Paragraph Style). Depois escolho o Paragraph Style chamado ”Titulo” (o estilo que apliquei nos títulos rosa), e por fim, mas não menos importante, especificar que pretendo que apareça apenas o primeiro estilo (First on Page) que está na página.

Abreviando, especifico que quero que a variável seja corrida (Running Header), usando o estilo Titulo (Style), escolhendo apenas o primeiro estilo das páginas pares (Use).

Reparem que no fundo da caixa está escrito Preview: <pagina_par>. Isto significa que é esta palavra que é a minha variável para as páginas pares. Por fim, clico em OK.

Faço o mesmo procedimento para as páginas ímpares, em que a diferença relativamente à variável para as páginas pares é o nome da variável (pagina_impar) e o campo Use, que desta vez escolho Last on Page. Clico de novo em OK.

Volto às minhas páginas mestras, clico na caixa da página mestra par e escolho Menu Type > Text Variables > Insert Variable > pagina_impar.

Selecciono a caixa da página ímpar e insiro desta vez a variável pagina_par.

Para uma melhor visualização no site, exagerei no corpo e medida destas caixas. É altura de lhe dar alguma formatação tipográfica.

E quando chamo as minhas páginas…

Para demonstrar que a coisa funciona, apaguei o parágrafo relativo ao Laranja. Com a rejustificação de texto, as variáveis mudaram automaticamente.

Existe um pequeno bug no Indesign relativamente a esta operação:  Quando apagamos ou acrescentamos texto, a variável não aplica a alteração efectuada. Mas basta fazer um zoom in, zoom out, refresh ou scroll da página e está o problema resolvido.

Ora bem,  muitos dos dicionários que conheço, não têm as palavras por extenso. Os títulos deste exemplo até são curtos, mas o que eu pretendo mesmo é que o Indesign me mostre apenas os 3 primeiros caracteres da variável!

E como é que se faz isso? Estão recordados no artigo sobre os Nested Styles em que falava sobre Character Styles placebo (expressão minha)? Vamos lá então.

Crio um Character Style chamado ”3 letras”. Reparem que o campo ”Style Setting” está completamente vazio. É importante que este Character Style não tenha nenhuma atribuição de corpo, fonte, cor, etc, para não se reflectir no estilo da minha variável já criada e aplicada nas páginas mestras.

Depois, é tempo de editar o meu estilo ”Titulo” (que está ser usado na variável) e criar um Nested Style em que prentendo que o meu estilo ”3 letras” apesas seja usado nos primeiros 3 caracteres do meu estilo ”Titulo”.

Vou de novo ao Menu Type > Text Variables > Define, mas agora edito a minha variável ”pagina_par” e mudo o Type para Running Header (Character Style)’ e aplico o meu Character Style ”3 letras”. Como podem verificar, já não estou a usar o Paragraph Style ”Titulo”. O campo Use deixo-o como estava.

Faço o mesmo procedimento para a variável ”pagina_par”, tal como o exemplo mostra.

E voilá!

Boas variáveis.