Os “problemas” na importação de texto vindo do Word para o InDesign já são mais ou menos conhecidos e mais ou menos resolvidos. Nem tudo é convertido para os Paragraph Styles nativos do InDesign, especialmente os Hyperlinks.

Felizmente há uma excelente forma de fazer a limpeza completa em todo o documento com o Painel Hyperlinks.

Estas Footnotes foram importadas com hyperlinks existentes no documento de Word. O InDesign destaca-os automaticamente numa caixa azul.

Uma forma, mas não tão eficiente assim, é usar o Story Editor, que permite ver por onde andam os hyperlinks e apagá-los.

Muito mais fácil é pedir ao InDesign que forneça a lista dos hyperlinks existentes no texto.

Menu Window > Type & Tables > Cross References (os Hyperlinks estão no mesmo painel das Cross References).

Ao seleccionar um hyperlink, este é mostrado no respectivo Painel, assim como a sua origem.

Basta seleccionar todos (com o shift) no Painel e clicar no ícone do lixo no canto inferior direito.

E pronto. Os hyperlinks estão limpos, agora é formatação normal de texto com os Paragraph e Character Styles.

Bons hyperlinks.

Recebi um mail do Rui Sousa que anda com alguns problemas na importação de estilos para o Indesign, a partir do Word.

Estou a paginar, pela 1ªa vez, 2 livros (de 100 páginas cada) em que importei o texto a partir de um ficheiro Word que os editores me enviaram…
A esse texto apliquei os meus estilos criados no Indesign e fiz (muitas) correcções, alterações ou revisões ao texto no InDesign e não no ficheiro original (word)…

Agora estou a preparar a arte-final do livro e surgiram umas dúvidas:

1ª dúvida:
O nome do link (texto) é enorme e creio que poderá causar problemas ao gravar a Folder Arte-finalizada para CD ou DVD…
O ficheiro em causa é este: “Manual do Formador_Jan09 SC_revSC 06Fev09_RB SC e JCB 1602.doc”

- Não deveria ter mudado logo o nome antes de importar? É que se agora for alterar o nome e depois actualizar o link… o programa perde as correcções todas que fiz ao texto (no InDesign).…

Existe alguma maneira de converter um imported Link em embed?

2º Dúvida:
Em relação a Imagens importadas…
Importei ilustrações, mas não estão exactamente no tamanho certo, ou seja, foram reduzidas no InDesign… o que faz com que cada ilustração tenha à volta de 600 dpi cada. Haverá algum problema em enviar a arte-final assim ou tenho mesmo de ajustar as imagens ao tamanho certo…

Ah, eu utilizo a versão CS3.

Bom, vamos às respostas rápidas.

1. Em princípio não terá problemas com nome do ficheiro, apesar de ser efectivamente enorme.
2. Também não terá problemas em ter imagens a 300 ppi reduzidas a 50%.
3. Resolve o primeiro problema com a versão CS4 do Indesign.

Existe um workaround relativamente à primeira questão do Rui.

OVERVIEW

Tal como as imagens, é possível ligar texto no Indesign. Só que esta função demonstra alguns inconvenientes. Se porventura tiver de alterar o texto no Word (coisa que o Rui pensou fazer) o Indesign perde as alterações realizadas no próprio Indesign, assim como os estilos.

Para activar esta função ir às Preferences, tab File Handling e assinalar a opção Create Link When Placing Text and Spreadsheed Files.

A importar um documento de Word com o texto lincado, a Palete Links mostra a ligação documento ao disco, tal como se de uma imagem se tratasse.

Os Paragraph Styles e Character Styles também são importados, independentemente do texto estar lincado ou não.

WORKAROUND CS4

Se o Rui já estivesse a trabalhar com o Indesign CS4 o problema estaria resolvido.

No sub-menu da Palete Links, e com o link do texto seleccionado, assinalaria a comando Unlink, partindo assim a ligação do texto ao disco, embebendo-o no documento de Indesign.

Palete Links depois de realizada a operação.

WORKAROUND CS3

Visto o Rui não ter o CS4, isto é o que eu faria na versão CS3.

A primeira tarefa é não activar a opção Create Link When Placing Text and Spreadsheed Files, nas Preferences.

A seguir crio estilos no Indesign que irão corresponder aos estilos do texto a importar, neste caso, 3 Paragraph Styles, com o nome “Titulo”, “Subtitulo” e “Texto”.

Analisando o documento de Word a importar, verifico que os estilos aplicados se chamam “Heading 1″, “Heading 2″ e “Heading 3″.

Agora vem a parte interessante. Como fazer com que os estilos de Word sejam automaticamente substituídos pelos estilos do Indesign?

Quando faço Place (Menu File > Place, ou Cmd + D) do documento de Word, assinalo a opção Show Import Options. A opção Replace Selectem Item é irrelevante para este caso.

Apesar de neste quadro poder controlar quase toda a formatação de texto a importar, o que realmente importa é assinalar o último botão Customize Style Import (último botão) e clicar em Style Mapping .

O quadro apresenta à esquerda os estilos de Word e à direita os estilos de Indesign. O estilo “Normal” do Word é sempre importado, mesmo que não seja usado.

A seguir basta ligar um estilo ao outro, em que escolho que quando o Indesign encontra o estilo “Heading 1″ o vai substuir por “Titulo” e assim sucessivamente. Se não estiver estilos definidos no Indesign, posso ainda nesta altura criar um no comando New Paragraph Style.

O Word também importa automaticamente Character Styles para cada palavra diferente do estilo aplicado (Heading 1 Char), que posso também substituir por Character Styles.

E pronto, o texto colocado (sem link) é automaticamente convertido nos estilos criados no Indesign.

O estilo “Normal” tem um pequeno símbolo de uma disquete. Significa que é um estilo importado do Word que não foi substituído no Indesign.

Ao removê-lo, é mostrada uma caixa de diálogo. Normalmente substituo este estilo pelo estilo “texto”.

CONCLUSÃO

O Rui fez tudo certo, mas correu o risco do seu castelo de cartas se desmoronar. O meu conselho é: não usar texto lincado ao disco. Ponto. É muito bonito, mas torna o documento de Word ineficaz na sua edição, já que, repito, o Indesign não actualiza os estilos e as alterações efectuadas.

Boas importações.

Com tantos estilos criados em vários documentos, seria óptimo ter uma listagem dos estilos utilizados em cada documento, verdade? O problema é que o Indesign não permite que faça uma lista com a descrição de cada estilo. Pelo menos da maneira convencional.

O processo parece estranho e infelizmente não é perfeito, mas dá-me pelo menos a informação básica sobre cada estilo.

No Indesign tenho 2 estilos, um Paragraph Style chamado Estilo para imprimir e um Character Style, com o nome Red.

Abro uma caixa de texto, e aplico cada um dos estilos em cada um dos parágrafos tal como está no exemplo abaixo. Copio o texto.

Bom, agora vem a parte estranha da coisa. Vamos lá abrir o Microsoft Word.

Num novo documento do Word, colo o texto copiado do Indesign. Automaticamente os estilos do ID são adicionados ao Word.

No documento de Word só estão 2 retornos, o que significa que não tenho nenhum texto dentro do documento. Poderia ter algum texto, mas o que prentendo é a tal listagem dos estilos.

Menu File > Print.

No quadro que se apresenta, selecciono a Tab Microsoft Word, e no pop-up abaixo Print Styles.

Em vez de imprimir, para este exercício, criei um PDF e guardei-o no disco.

Ao abrir o PDF, vem uma lista dos vários estilos do Word utilizados no documento. Mostro aqui a parte que nos interessa: o Paragrapgh Style…

E o Character Style…

Tal como tinha escrito acima, o processo não é perfeito, já que se nota que falta texto. Outro erro é a conversão do estilo que tinha a cor Magenta e o Word o converte para ”Pink”, já que este só trabalha (ainda) em RGB. Já o estilo ”Red” manteve a cor, já que esta não é uma cor por defeito do Indesign.

O Word imprime os estilos com base na informação das notas que aparecem quando passamos o cursor por cima de um ícone. Como estes estilos têm demasiada informação importada do Indesign, ficam truncados.

Esta última imagem mostra precisamente as limitações do Word relativamente à impressão de estilos com base nas notas.

Conclusão: é longe de ser perfeito, mas pelo menos fico com uma lista do mais importante: corpo, entrelinha, identações, espaços anteriores e posteriores e cor.

Bons estilos.