Cenário: 3 documentos adicionados a um Book. Na primeira página de cada documento, é impresso o número do capítulo. Como fazer que, automaticamente, essa numeração seja aplicada à primeira página de cada documento sem necessidade de editar manualmente essa numeração?

Foi criada uma Master Page para a primeira página de cada documento. Abre-se uma caixa de texto e escreve-se o que se pretende. Para aplicar a variável Chapter, ir a Menu Type > Text Variables > Insert Variable > Chapter Number.

Este Chapter Number aparece sempre com o número 1 em todos os documentos.

O aspecto do documento é este. E repete-se em todos os documentos.

Cria-se um Book, onde se adicionam os documentos pretendidos. Nesta altura, ainda está visível o “1” em todas as primeiras páginas de cada documento.

É esta a altura de colocar a variável a mexer.

No submenu do Painel Book, e com o primeiro documento activo, seleccionar Document Numbering Options.

É a parte de baixo deste quadro que interessa. No Style escolhe-se o tipo de numeração, e como se está a usar o Book, deixa-se o Automatic Chapter Number activo.

Ao contrário de, por exemplo, um TOC, não há a opção de usar ou não os documentos do Book. Aqui, esta opção está automaticamente activa na linha Book Name.

Agora há que actualizar os Chapters dos documentos.

Mais uma vez no submenu do Book, seleccionar Update Numbering > Update Chapter & Paragraph Numbers.

E pronto. Todos os documentos usados no Book são automaticamente numerados.

Bons Chapters.

Os clientes por vezes querem coisas estranhas, algo como: “as páginas, que são 120, têm de ter escrito “página x de x”” em todo o documento.

Como numerar então um documento em que todas as páginas têm um contador numérico do género: “página 14 de 120″; “página 15 de 120″, etc.? A coisa faz-se maravilhosamente bem com numerações de página e Text Variables.

Edita-se as Master Pages, e cria-se uma caixa onde vai ficar o número de página. Neste exemplo foi criado no centro da página para uma melhor visualização.

Depois de ter escolhido o corpo e fonte da numeração de página, e escrever a palavra “página” ir a Menu Type > Insert Special Character > Current Page Number.

Irá aparecer a letra “A”, indicativa do número de página.

Depois escreve-se a palavra “de” e finalmente, ir de novo ao Menu Type > Text Variables > Insert Variable > Last Page Number.

O documento fica com este aspecto.

O número “1” que aparece é derivado do número de páginas do documento.

É altura de inserir as 120 páginas.

No Painel Pages, seleccionar Insert Pages e colocar as 120 páginas.

E pronto, independentemente de se acrescentar ou eliminar páginas, a variável que foi inserida vai verificar o número de páginas do documento e atribuir o número da última página.

Claro que poderia colocar nas Master Pages o número 120, em vez de usar variáveis. Mais isso não seria seguro, a partir do momento em que o número de páginas pudesse ser alterado.

Boas numerações.

Ao imprimir a partir do Indesign com a opção “Page Information”, o que nos é fornecido pode ser pouco para o que se pretende. E se fosse possível personalizar a informação no ficheiro impresso ou em PDF de uma forma automática, com o nome de quem imprime, hora e data correcta? As Text Variables tratam disso.

Este é o aspecto de uma página de Indesign quando impressa, ou com a informação no PDF.

Fica situada na parte inferior do documento, e é por vezes bastente insatisfatória.

Personalize-se então as informações de modo automático.

No Menu Type > Text Variables > Define…

O quadro que se apresenta permite editar as variáveis que acompanham o programa ou criar outras.

Neste caso edita-se a variável de impressão: Output Date.

No campo inferior do quadro, é mostrada a forma como neste momento se visualiza a variável.

Selecciona-se Edit e fazem-se as alterações que se pretendem:

1. Alterei o nome da variável;
2. No campo Date Format, seleccionei os vários submenus para escolher a data, hora, dia, mês e ano;
3. No campo Text After, coloquei informação adicional.

Mais uma vez no campo inferior é mostrada a informação actualizada da variável.

É altura agora de inserir a variável. Lembram-se do post sobre o Slug? Não esquecer de definir essa área para colocar o texto que se pretende.

Abro uma caixa de texto e mais uma vez no Menu Type > Text Variables > Insert Variable > Data da última impressão.

Se quiserem ser mais completos, podem acrescentar uma segunda variável com, por exemplo, a data da última alteração (Modification Date).

A alteração ou criação de uma variável só é feita para o documento em questão. Se desejarem que a variável tenha uma forma permanente, basta alterá-la ou criá-la com todos os documentos fechados.

Boas variáveis.

A CMP Medica, onde trabalho, é especializada em publicações dirigidas à classe médica. Grandes dicionários farmacológicos com milhares de páginas. Todo o tempo é pouco para executar tudo o que as publicações necessitam para estarem prontas a tempo e horas de ir para a gráfica.

Antes de utilizarmos o Indesign, a paginação editava cada página e escrevia, no topo da página,  o nome do primeiro produto que reportava ao canto superior esquerdo nas páginas pares, e o último nome do canto inferior direito nas páginas ímpares. Um trabalho de sapa. Este procedimento poderia levar horas (talvez dias) e só poderia ser realizado depois da paginação concluída.

A coisa resolveu-se com as Text Variables.

Tenho como exemplo um documento de 6 páginas, que poderiam ser 600 ou 6000, sobre o tema das cores,  em que pretendo colocar no topo de cada página a entrada respectiva.

As cores vão desde o amarelo ao roxo, fluindo ao longo das páginas. Criei um Paragraph Style para o título para o poder usar como variável.

Chamo as minhas páginas mestras e defino a zona onde pretendo que a variável seja colocada, tanto nas páginas pares como ímpares.

É tempo de começar a preparar as minhas variáveis.

Vou a Menu Type > Text Variables > Define. O quadro que se me apresenta é este. Clico em ”New”.

O segundo quadro vai permitir-me especificar o que prentendo nas variáveis. Primeiro, dou-lhe um nome ”Pagina_par”, e no campo Type, escolho Runnig Header (Paragraph Style). Depois escolho o Paragraph Style chamado ”Titulo” (o estilo que apliquei nos títulos rosa), e por fim, mas não menos importante, especificar que pretendo que apareça apenas o primeiro estilo (First on Page) que está na página.

Abreviando, especifico que quero que a variável seja corrida (Running Header), usando o estilo Titulo (Style), escolhendo apenas o primeiro estilo das páginas pares (Use).

Reparem que no fundo da caixa está escrito Preview: <pagina_par>. Isto significa que é esta palavra que é a minha variável para as páginas pares. Por fim, clico em OK.

Faço o mesmo procedimento para as páginas ímpares, em que a diferença relativamente à variável para as páginas pares é o nome da variável (pagina_impar) e o campo Use, que desta vez escolho Last on Page. Clico de novo em OK.

Volto às minhas páginas mestras, clico na caixa da página mestra par e escolho Menu Type > Text Variables > Insert Variable > pagina_impar.

Selecciono a caixa da página ímpar e insiro desta vez a variável pagina_par.

Para uma melhor visualização no site, exagerei no corpo e medida destas caixas. É altura de lhe dar alguma formatação tipográfica.

E quando chamo as minhas páginas…

Para demonstrar que a coisa funciona, apaguei o parágrafo relativo ao Laranja. Com a rejustificação de texto, as variáveis mudaram automaticamente.

Existe um pequeno bug no Indesign relativamente a esta operação:  Quando apagamos ou acrescentamos texto, a variável não aplica a alteração efectuada. Mas basta fazer um zoom in, zoom out, refresh ou scroll da página e está o problema resolvido.

Ora bem,  muitos dos dicionários que conheço, não têm as palavras por extenso. Os títulos deste exemplo até são curtos, mas o que eu pretendo mesmo é que o Indesign me mostre apenas os 3 primeiros caracteres da variável!

E como é que se faz isso? Estão recordados no artigo sobre os Nested Styles em que falava sobre Character Styles placebo (expressão minha)? Vamos lá então.

Crio um Character Style chamado ”3 letras”. Reparem que o campo ”Style Setting” está completamente vazio. É importante que este Character Style não tenha nenhuma atribuição de corpo, fonte, cor, etc, para não se reflectir no estilo da minha variável já criada e aplicada nas páginas mestras.

Depois, é tempo de editar o meu estilo ”Titulo” (que está ser usado na variável) e criar um Nested Style em que prentendo que o meu estilo ”3 letras” apesas seja usado nos primeiros 3 caracteres do meu estilo ”Titulo”.

Vou de novo ao Menu Type > Text Variables > Define, mas agora edito a minha variável ”pagina_par” e mudo o Type para Running Header (Character Style)’ e aplico o meu Character Style ”3 letras”. Como podem verificar, já não estou a usar o Paragraph Style ”Titulo”. O campo Use deixo-o como estava.

Faço o mesmo procedimento para a variável ”pagina_par”, tal como o exemplo mostra.

E voilá!

Boas variáveis.